ついに定例会で
ファシリテーターを勤めちゃいました。
みなさん、こんにちは。だんちゃんと同期で
ファシリテーションを勉強し始めた
おうちゃんです。前回のブログでだんちゃんが克明に書いてくれた定例会は、毎月開催されているものなのですが、なんとこの私がその定例会でファシリテーションをしちゃたのです（正直言うと、サブなんですが）。そこで、だんちゃんからそのことについて記事にしてみないかという依頼を受け、ここに書くことになりました。
今回の定例会のテーマは、
困ったちゃん（会議の進行を妨げる人）対策。会は、はじめに全体の流れが紹介され、アイスブレイク、困ったちゃんの洗い出し、困ったちゃんなりきり会議、対策の検討、全体シェアという順序で進んでいきました。
まず、
アイスブレイク。５グループに分かれ、自己紹介とともに困った体験について話し合うというワークを行いました。これ、私が担当したんです。20分しか取っていませんでしたので、2回まわすのが精一杯でした。私の指示が明確でないこと、また、さきをかんぐり、会議で困った人について話していた参加者もいたことなどから、ワークがうまく回っていないように感じられました。そして、私の意図開きをする時間を向かえました。失敗かなと思いつつ、話を進めました。
「今、困った体験について話していただきましたが、これによりお互いがどのような状況で困った感情になるのかがおわかりいただけたと思います。今回、私もプロセスデザインに加わる中で、困ったという感情についてある気づきを得ました。それは、
困ったと思う時には、無意識の中に２つの者を想定しそのギャップを感じているのではないかということです。つまり、困ったと思った瞬間に心の中では問題解決がすでにスタートしているのではないでしょうか？だとすれば、今回、困ったちゃん対策を考えるにあたり、私たちがやらなければならないことは、心の中をよく見つめ、この
無意識の中に抱いた２つの想定を意識化することではないでしょうか？今回の定例会では、みなさんに困ったちゃんになりきってもらうセッションも含まれています。是非、心を見つめ、そして、感じ取った感情を忌憚なく述べ、楽しみながら定例会に参加していただければと思います。これで、アイスブレイクを終わります。」
話が終わると、拍手が鳴り出しました。成功だったのでしょうか？今回のアイスブレイクの目的は、参加者の距離を縮めるとともに、困ったちゃんを洗い出すにあたってのベクトル合わせでした。そうなんです、「困った」と思っているときの感情について、共有化を図ろうとしたのです。
次に、
困ったちゃんの洗い出しのセッションに入りました。ここから私は裏方にまわり、メインファシリテーターのサポート役に徹することになりました。計画では、どんな困ったちゃんがいるかを５つのグループに分かれて出してもらい（発散）、その後、全体でそのグルーピングを行う（収束）予定でした。各グループに付箋と模造紙を渡し、思いついた困ったちゃんを付箋に書き、模造紙に張ってもらう作業を行ってもらいました。各グループを巡視してみますと、各グループとも模造紙には付箋の山でした。
多すぎる。全体ではグルーピングができない！どうしようか！？」
「最初の段階で予想を覆す展開です。このままグループに別れたまま、収束の作業を行ってもらうしか方法はありませんでした。そして、全体共有。各グループからまちまちのグルーピング案が出ました。当初の予定では、全体でこの収束を行うようにしていましたので、グルーピング案はひとつしか出ないという想定でプロセスデザインを組んでいました。その想定がくずれたわけですから、後は、もう、臨機応変、当意即妙です。
「５つのグルーピング案が出たが、これをどのようにして、次のなりきり会議に持っていこうか？そうだ、投票にしよう。演じてみたい困ったちゃんを選んでもらい、得票数が多いものからいつくか演じてもらえばいいだろう。」
10分ほどの休憩後、いよいよ本日の目玉、
困ったちゃんなりきり会議のセッションに入りました。投票の結果、反論マニア困ったちゃん、消極的困ったちゃんという２つのタイプを演じることになりました。各グループで困ったちゃん役2人、参加者役2人、ファシリテーター役1人という設定で、こちらが用意したテーマからひとつを選んでもらい、討論してもらいました。このセッションでは、人数が足りないグループがいたので、私はファシリテーターではなく、一定例会参加者の立場としてなりきり会議に参加しました。当初、私は、参加者がこれだけの設定でなりきれるものだろうかと考えていましたが、杞憂に終わってしまいました。
みなさん、
楽しく演じておられたようです。その後、グループの中でなりきり会議についての振り返りを行っていただき、それを発表してもらいました。全体シェアの場でも各グループともうまくなりきられていた様子が伝わってきました。中には「日ごろはファシリテーターなので、困ったちゃん役を演じて気持ちよかった」という感想まで出てきました。
「なんとかうまくいったようだ。では、次はどうする？対策を考えてもらわないといけないが。当初の予定では、同じ困ったちゃん役を演じた人たちで集まって、困ったことをする原因を探るようにしていたが。このセッションですでに解決策を試みている参加者役の人およびファシリテーター役の人もいる。今のグループをくずすと、そのアイデアが消失してしまう危険性があるぞ。じゃあ、参加者に聞いてみよう。このままがいいか、それとも、同じ役を演じた同士で話し合うのがいいか。」
参加者は、今のグループのまま対策を考えていくことを選びました。そして、次のセッション。
対策を考える時間です。自分たちが対策を考えたいタイプをどちらか選び、洗い出しのセッション同様、付箋と模造紙を使い、ワークが行われました。そして、その成果を全体に発表してもらいました。さまざまなケースを想定し、その対策を考えたグループもあれば、マトリックスを使って対策をフレームワークに落としたグループもありました。また、「困ったちゃんはどうして困ったちゃんなのか」という命題を考えたグループもいました。実は、このグループ、なりきり会議の振り返りの時にも、「そもそも会議とは」という命題を考えていたというのです。
「ひとつのグループだけ、原因を考えずに、『
会議とは』とか『
困ったちゃんはどうして困ったちゃん』という内容で議論している。これは、私たちファシリテーターから見て、困ったちゃんなのだろうか？いや、そうではないと思う。なぜなら、私たちは、この話し合いにおいて、プロセスを提示していないから。もし、原因を考えて対策を練るというプロセスを指示していたら、それは困ったちゃんになるだろうが。」
そうなんです。このグループがいたからこそ、
大きな発見もあったのです。困ったグループどころか、私たちに欠けていた視点を提供してくれたのです。それは、「
困ったちゃん、みんなで困れば恐くない」でした。これは、キャッチフレーズ化しているので、その真意を読み取る場合は気をつけなければなりません。この言葉の真意は、「困ったと思うのは一人で考えているからではないだろうか」という発見です。キャッチフレーズにされたことで、「みんなで困れば」ってどういうことかと考えがちですが、実はそこはブラックボックスなんです。私たちは、この視点を受け継ぎ、次のステップとして、より具体的なアイデアを出していかなければならないだろうと思います。
そして、最後の
全体シェア。各グループで定例会全体の振り返りを行ってもらい、全体に発表してもらいました。「講義形式と思っていたが、こうした演習形式でおもしろかった。」、「あまり発言できず、楽しくなかった」など、さまざまな感想が出され、最後に私たちファシリテーターが定例会を振り返っての感想を述べ、定例会の幕を閉じました。
「今回、初めて、皆様の前でサブではありますが、ファシリテーションをさせていただきました。細かい配慮が必要であるという印象を持ちました。いろいろとこちらの不手際からまずい進行を行ったところもありましたが、皆様方の活発な意見交換により、一定水準の成果を収めることができたと思います。そして、違うアプローチで対策を考えたグループがひとつありましたが、こうしたグループが出てきたということは、私どものファシリテーションは成功でなかったかと思います。といいますのは、私たちが設定したプロセスデザインは、原因―対策というひとつの視点から作られたものでした。対策を考える場合、たとえば、フィッシュボーンダイアグラムを使って、
理想と現実を設定し、それを埋める手段をプロットしていく方法も考えられるかと思います。そして、そうした新たな視点を加えることで、議論はより深まっていくかと思います。ありがとうございました。」
今回はサブファシリテーターを務めたおうちゃんに書いてもらいました。定例会の熱い様子をご覧ください。（おうちゃんありがとう。そして写真の添付１ヶ月以上遅れてごめんなさい）
寒さも多少和らいできた福岡の町で、日本ファシリテーション協会主催の「ファシリテーション基礎講座」が行われました。今回も講師の加留部さんの軽快なファシリテーションを１８名の方が体感されました。
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